Почему фудкост в iiko не сходится с тем, что считает бухгалтер

Знакомая картина: управляющий смотрит отчёт в iiko и видит фудкост 27%, бухгалтер приносит свой расчёт — 25%. Оба считали честно, данные одни и те же. Дальше начинается спор, кто ошибся, хотя не ошибся никто.

Два способа посчитать себестоимость#

Первый: по технологическим картам. Продали блюдо — взяли его карту, посчитали стоимость заложенных продуктов, сложили по всем продажам. Это себестоимость «как должно быть».

Второй: по складу. Посмотрели, сколько продуктов фактически ушло со склада за период по проданным чекам. Это себестоимость «как получилось».

Первый способ отвечает на вопрос «сколько блюда должны были стоить», второй — «во сколько они обошлись на самом деле».

Почему цифры расходятся#

Между «должно быть» и «получилось» всегда есть зазор, и он складывается из вещей, которые в технологической карте не учтены:

• фактическая закладка отличается от карты — повар кладёт на глаз, и обычно щедрее;
• потери при обработке — зачистка, обрезь, ужарка сверх нормы;
• порча и списания — то, что испортилось, в карту не заложено;
• цена закупки изменилась, а карта считает по учётной;
• пересортица и ошибки при приёмке.

Разница в один-два процента — нормальная картина для работающего ресторана. Она не означает воровства, она означает, что реальность отличается от норматива.

Какой цифре верить#

Зависит от того, зачем вы смотрите.

Для управленческого решения — цене продажи, наценке, выводу блюда из меню — берите расчёт по технологическим картам. Он показывает экономику блюда в чистом виде, без влияния складских потерь.

Для оценки работы ресторана за месяц — берите фактический складской расход. Именно он попадает в отчёт о прибылях и убытках и именно с ним работает бухгалтер.

Ошибка — сравнивать одно с другим и искать, кто соврал. Сравнивать надо каждую методику саму с собой в динамике по месяцам.

Что означает растущий разрыв#

А вот на что действительно стоит смотреть — это не на сами цифры, а на расстояние между ними.

Пока разрыв держится в пределах одного-двух процентов и не меняется, всё в порядке. Если он растёт месяц от месяца, значит фактический расход всё сильнее отрывается от норматива, и причина всегда одна из нескольких:

• техкарты устарели — рецептура поменялась, карты нет;
• выросли потери при обработке или хранении;
• не оформляются списания — порча уходит в расход молча;
• проблемы с приёмкой — принимают меньше, чем оприходовали.

Растущий разрыв — самый ранний сигнал, который вообще можно получить из учёта. Он появляется раньше, чем недостачи вылезут на инвентаризации.

Почему месяц не сходится сам по себе#

Есть и техническая причина расхождения, не связанная с методикой: документы, внесённые задним числом.

Если после закрытия месяца провести накладную или списание прошедшим днём, себестоимость пересчитается, а отчёт, снятый раньше, останется со старой цифрой. Человек, который смотрит на два отчёта в разные дни, видит разные числа — и справедливо не понимает почему.

Отсюда правило, которое экономит больше всего нервов: сначала закрываем все документы периода, потом считаем фудкост, и в закрытый период больше не возвращаемся.

Как свести разговор к делу#

Чтобы спор «у меня 27, у тебя 25» не повторялся каждый месяц, достаточно договориться о трёх вещах:

1. Одна методика для отчётности. Обычно берут складской расход — он сходится с бухгалтерией.
2. Одна дата снятия отчёта. После закрытия периода, а не в процессе.
3. Разрыв между методиками смотрят отдельно и следят за его динамикой, а не за абсолютным значением.

Римира собирает месячный отчёт по данным iiko: фудкост по складам за три месяца, себестоимость и выручка рядом, списания, инвентаризация и изменение закупочных цен. Себестоимость считается по фактическому складскому расходу — так же, как считает бухгалтер, чтобы цифры в отчётах совпадали, а не расходились на два процента.