Инвентаризация в ресторане: как закрыть месяц, чтобы отчёты сошлись

Инвентаризацию в ресторане обычно воспринимают как способ узнать, сколько украли. На самом деле её главная задача скромнее и полезнее: привести учётные остатки в соответствие с фактическими, чтобы следующий месяц считался от правильной точки.

Если этого не происходит, виноват почти всегда порядок действий, а не кладовщик.

Почему остатки разъезжаются сразу после пересчёта {#pochemu-raz'ezzhayutsya}

Инвентаризация фиксирует остаток на конкретный момент. Всё, что попадает в учёт после неё, но датируется до неё, ломает эту фиксацию.

Типичные случаи:

• накладную провели задним числом, «чтобы попала в тот месяц»;
• списание оформили позже, а дату поставили прошлую;
• акт приготовления внесли через неделю.

В каждом из них система пересчитывает движение и остаток на дату инвентаризации перестаёт совпадать с тем, что вы зафиксировали.

Отсюда первое правило: закрытый период не редактируется. Если документ забыли — его проводят текущей датой, а не прошлой.

Порядок, при котором месяц сходится#

Последовательность, а не тщательность, определяет результат.

1. Закрыть приход. Все накладные за период должны быть в учёте — проведённые, а не черновиками. Документы от поставщиков, которые ещё не пришли, нужно дождаться или принять решение без них осознанно.

2. Закрыть расход. Списания, акты приготовления, перемещения между складами, порча, питание персонала. Всё, что уменьшало запас, должно быть оформлено.

3. Проверить отрицательные остатки. Минус до инвентаризации — это почти всегда непроведённый документ. Считать при наличии минусов бессмысленно: пересчёт просто спишет проблему в недостачу, и настоящая причина потеряется.

4. Провести пересчёт. Желательно в момент, когда движение остановлено — до открытия или после закрытия.

5. Разобрать расхождения до проведения инвентаризации, а не после. Крупные позиции проверить повторно: ошибка пересчёта встречается не реже, чем недостача.

6. Закрыть период. И больше в него не заходить.

Что означают излишки#

Недостачу все понимают, а излишек часто игнорируют — и зря. Излишек означает, что учёт списал больше, чем ушло на самом деле, и причина обычно не радостная:

• завышенный расход в технологической карте — каждая продажа списывает лишнее;
• пересортица — одну позицию списали вместо другой, и рядом обязательно будет недостача;
• не оприходованный возврат от поставщика или с точки;
• ошибка в единицах при приёмке.

Парный излишек и недостача по двум похожим товарам — почти наверняка пересортица, и разбирать их нужно вместе.

Почему недостача повторяется каждый месяц#

Если одна и та же позиция уходит в недостачу из месяца в месяц примерно на одну и ту же величину, это не воровство. Воровство нерегулярно.

Регулярная недостача — признак системной ошибки:

• техкарта занижает расход, и фактически кладут больше;
• потери при обработке не учтены — зачистка, ужарка;
• не оформляется бой и порча, которые происходят всегда.

Лечится это не контролем, а исправлением норматива. Пока карта расходится с реальностью, инвентаризация будет ежемесячно показывать одну и ту же дыру.

Как часто считать#

Полная инвентаризация раз в месяц — стандарт, к которому приходят почти все. Реже — расхождения успевают накопиться и становятся необъяснимыми.

Но между полными пересчётами помогает выборочная проверка нескольких позиций: самых дорогих, самых ходовых и тех, что показали расхождение в прошлый раз. Пять-десять позиций раз в неделю ловят проблему на ранней стадии и занимают двадцать минут.

Признак того, что процесс налажен#

Он простой: расхождения от месяца к месяцу уменьшаются, а не остаются одинаковыми.

Если каждый месяц вы видите примерно одну и ту же картину недостач — процесс не работает, вы просто фиксируете ошибку, не устраняя её причину.

Римира показывает отрицательные остатки на любую дату с разбором причин и собирает месячный отчёт, где инвентаризация, списания и изменение закупочных цен лежат рядом — чтобы расхождение можно было объяснить, а не просто принять к сведению.