Как погасить ВСД в Меркурии — в том числе с недостачей и возвратом

Гашение кажется формальностью: открыл документ, нажал кнопку. Но кнопка подтверждает факт — «я принял вот столько вот этого». Поэтому порядок действий зависит от того, что именно приехало. Разберём все случаи, которые бывают в ресторане.

Про сроки и ответственность за просрочку — в отдельной статье «Сроки гашения ВСД в Меркурии».

Перед гашением: сверьте груз с документом#

Ветеринарный документ оформляется на партию: продукция, объём, дата выработки, срок годности. Перед гашением сверьте с ним то, что лежит у вас на приёмке:

• наименование — то ли это вообще (курица вместо индейки — это не недостача, а пересорт);
• объём — вес или количество по факту, а не по накладной;
• срок годности — не истёк ли он;
• состояние — нет ли брака, нарушения упаковки, следов разморозки.

Удобнее всего сверять ВСД вместе с накладной от того же поставщика: одна поставка — один комплект документов. Если ВСД по поставке несколько (мясо, молочка, яйцо), проверьте каждый.

Всё пришло как в документе#

Самый частый случай. Откройте входящий ВСД и погасите его — объём принятой продукции равен объёму в документе. Товар появится на вашем балансе в Меркурии.

Если таких документов много, их можно гасить пачкой: в самом Меркурии и в большинстве учётных систем есть групповое гашение. Пачкой гасите только то, что сверено и пришло полностью — групповое гашение принимает каждую партию целиком.

Привезли меньше#

Недовезли коробку, вес по факту меньше заявленного. Это гашение с недостачей: вы указываете фактически принятый объём, а расхождение фиксируется актом несоответствия.

Недостающая часть при этом не «возвращается» — её просто не привезли. Поставщик по акту вернёт этот объём себе на остатки и сам решит, довозить или корректировать документы.

Главное — не гасить полным объёмом «чтобы не возиться». Тогда на вашем балансе в Меркурии окажется продукция, которой у вас нет, и остатки разойдутся с фактом.

Брак, пересорт или привезли лишнее#

Если часть партии вы не принимаете — испорчена, не та продукция, привезли больше, чем заказывали, — оформляется возврат:

• частичный — принятая часть гасится, на непринятую оформляется возвратный ВСД на поставщика;
• полный — партия не принимается вовсе, возвратный документ оформляется на весь объём.

Возвратный ВСД сопровождает продукцию обратно к поставщику, поэтому оформляйте его до того, как машина уехала: водителю нужен документ на груз.

Отличие от недостачи простое: при недостаче товара физически нет, при возврате он есть и едет обратно.

Груз не пришёл, а ВСД есть#

Поставщик оформил документ, но поставка не состоялась, перенесена или ВСД выписан на чужую площадку. Гасить такой документ нельзя — вы подтвердите приёмку того, чего не получали.

Свяжитесь с поставщиком и попросите аннулировать ВСД. Аннулировать документ может только тот, кто его оформил. Пока этого не случилось, документ будет висеть в непогашенных — это нормально, главное, что вы его не подтвердили.

Погасили по ошибке#

Гашение не отменяется. Если погасили полный объём, а часть оказалась браком или вовсе не приехала, исправлять придётся отдельным документом: вернуть продукцию поставщику исходящим ВСД со своего баланса.

Чем раньше заметили, тем проще: пока продукцию не начали списывать в производство, остаток на балансе ещё совпадает с документом, и вернуть его можно целиком.

Короткая шпаргалка#

В Римире все эти действия собраны в одном меню у каждой партии: «Погасить», «Погасить с недостачей», «Вернуть полностью», «Вернуть частично». ВСД показываются рядом с накладной от того же поставщика, а то, что пришло полностью, гасится пачкой одной кнопкой.