Почему в iiko отрицательные остатки и как их убрать

Минус на складе в iiko видно сразу, а вот откуда он взялся — почти никогда. Причин всего несколько, и почти каждая оставляет свой характерный след. Ниже — как их различать и что делать с каждой.

Что вообще означает минус#

iiko не запрещает списывать то, чего нет на остатке. Продали блюдо — система списала продукты по технологической карте, независимо от того, оприходована поставка или ещё нет. Поэтому отрицательный остаток — это не сбой программы, а сообщение: расход по документам опередил приход.

Из этого следует главное: минус почти всегда лечится документами, а не пересчётом. Идти на склад с весами имеет смысл в последнюю очередь.

Почему накладная не проведена#

Самая частая причина, и самая простая. Накладная лежит черновиком, или её не внесли вовсе — товар физически приехал и продаётся, а по учёту его нет.

Отличительный признак: минус появился в день поставки и растёт равномерно, ровно на объём продаж. Проверяется за минуту — откройте приходы по этому товару за неделю и сверьте с тем, что реально привозили.

Лечится проведением накладной задним числом. Если накладных много и они приходят электронными документами от поставщика, стоит настроить автоматическую выгрузку: тогда черновики не копятся.

Почему техкарта списывает лишнее#

Второй по частоте случай и самый коварный: минус растёт равномерно, поставки идут как обычно, а товар всё равно в нуле.

Так бывает, когда в технологической карте указан неверный расход: 200 граммов вместо 150, или не та единица измерения — килограммы вместо граммов. Тогда каждая продажа блюда съедает в несколько раз больше, чем на самом деле.

Признак: минус ровно пропорционален продажам одного-двух блюд, а по остальным товарам всё в порядке. Проверяется сравнением расхода по карте с фактической закладкой на кухне.

Отдельный подвид — не указан тип места приготовления. Тогда продукт списывается с одного склада, а приходует его кладовщик на другой, и минус появляется там, где никто не ждал.

Почему инвентаризация делает минус#

Инвентаризация выравнивает остаток на дату пересчёта. Но если после её проведения внести документ задним числом — списание, накладную, перемещение, — остаток снова разъедется, причём именно с даты инвентаризации.

Признак: минус возник ровно в день пересчёта или сразу после него, хотя сам пересчёт закрывали в ноль.

Лечится порядком работы: сначала закрываем все документы периода, потом проводим инвентаризацию, и после неё в закрытый период не лезем.

Почему виноваты акты приготовления#

Полуфабрикат готовят и списывают, а сам акт приготовления либо не оформляют, либо оформляют на другой склад. Тогда сырьё уходит в минус, а полуфабрикат не появляется нигде.

Признак: в минусе сырьё, а по полуфабрикату остаток подозрительно ровный или нулевой.

Почему минус даёт пересортица#

Один и тот же продукт заведён в номенклатуре дважды — под разными названиями или от разных поставщиков. Приходует кладовщик одну карточку, а техкарта списывает другую. В итоге одна позиция уходит в глубокий минус, а вторая копит излишек.

Признак парный и очень заметный: минус по одному товару почти точно совпадает с плюсом по другому, похожему.

Почему виноваты перемещения между складами#

Товар физически увезли на другую точку, а перемещение не оформили или оформили в обратную сторону. На складе-отправителе минус, на складе-получателе излишек.

В сети это видно лучше всего: суммарно по всем складам сходится, а по каждому в отдельности — нет.

Почему минус остаётся после закрытия месяца#

Если бухгалтер закрыл период, а документы за него продолжают вносить, остатки пересчитаются, но отчёты, снятые раньше, уже не совпадут. Минус в такой ситуации — признак того, что закрытие фактически не состоялось.

С чего начинать разбор#

Порядок, который экономит больше всего времени:

1. Отсортируйте минусы по сумме. Обычно 80% денег приходится на несколько позиций, остальное — копейки, которые разбирать невыгодно.
2. Посмотрите, сколько дней позиция в минусе. Вчерашний минус — почти наверняка непроведённая накладная. Минус, живущий месяцами, — это техкарта или пересортица.
3. Проверьте пару «минус — плюс». Если рядом есть похожий товар с излишком, это пересортица или перемещение, и разбирать надо их вместе.
4. И только потом идите считать физически.

Как не возвращаться к этому каждый месяц#

Минусы не исчезают сами: они накапливаются и портят себестоимость, а значит и фудкост, и отчёт о прибыли. Чтобы не разбирать их авралом раз в квартал, достаточно трёх привычек:

• накладные попадают в учёт в день поставки, а не в конце месяца;
• технологические карты проверяются при вводе нового блюда, а не когда сошёлся минус;
• в закрытый период документы не вносятся.

Первый пункт — единственный, который можно снять с человека целиком: если поставщики присылают документы электронно, накладные могут попадать в iiko сами, в день получения.

Римира именно это и делает — забирает документы у оператора ЭДО, сопоставляет позиции с номенклатурой iiko и создаёт приходные накладные без ручного ввода. А раздел «Отрицательные остатки» показывает все минусы по складам на любую дату и раскладывает их по причинам из этой статьи.