Разнесение акта по ресторанам

Поставщик часто присылает один акт на всю сеть: доставка, аренда или обслуживание сразу нескольких точек. Разносить такой документ вручную не нужно — суммы делятся прямо в карточке акта, а кабинет создаёт в каждом ресторане свой акт приёма услуг.

Матрица «позиции × рестораны»#

Таблица под заголовком «Разнесение по ресторанам» устроена так:

• строки — позиции документа ЭДО: номер, количество, единица, наименование из УПД, услуга iiko, счёт и сумма ЭДО;
• колонки справа — рестораны сети. Это серверы iiko вашего подключения, объединённые общим ключом Cloud API. Если ключа нет, колонка будет одна.

В шапке каждой колонки, кроме названия ресторана, показаны текущий статус акта в этом ресторане и контрагент, с которым акт туда уйдёт (или «контрагент не выбран»).

Чтобы разнести сумму, введите её в ячейку на пересечении позиции и ресторана. Значения — рублёвые, с копейками. Ячейки колонки блокируются после того, как акт в этом ресторане создан.

Статусы в шапке колонки:

Текст	Что значит
«Заполните услугу и счёт в строках»	акт ещё не готов: не хватает услуги, счёта или привязки поставщика
«Готов к выгрузке»	всё заполнено, можно нажимать «Создать»
«Выгружен (черновик)»	акт создан в iiko, но не проведён
«Проведён в iiko»	акт проведён
Ошибка — нажмите «Создать» ещё раз	создание не удалось, текст ошибки показан над таблицей

Колонка остатка#

Одна из колонок подписана «· остаток» — это ресторан по умолчанию вашего подключения ЭДО (если его нет в наборе, роль остатка берёт первая колонка).

Эту колонку не нужно заполнять: она считается сама как сумма позиции минус всё, что вы разнесли в остальные рестораны. То есть достаточно указать суммы «чужих» ресторанов, а нераспределённое уйдёт в ресторан по умолчанию.

Если так не нужно, введите в ячейку остатка своё значение — оно перебьёт автоматический расчёт. Учтите, что тогда часть суммы может остаться неразнесённой: об этом предупредит сводка.

Сводка под таблицей#

Строка «Итого по серверу →» показывает сумму документа и итог по каждому ресторану. Под таблицей появляется короткая сводка — но только тогда, когда разнесение действительно есть: хотя бы в один ресторан, кроме колонки остатка, введена сумма или акт уже куда-то выгружен. Пока весь документ лежит в остатке, писать что-либо бессмысленно, и сводка не показывается.

Сводка	Что произошло
«Разнесено полностью» и сумма	итог по ресторанам совпал с суммой документа
«Разнесено … из …»	часть суммы никуда не распределена
«Разнесено больше суммы документа на …»	в сумме по ресторанам перебор
«В некоторых строках разнесено больше суммы позиции»	в отдельной строке сумма по ресторанам превысила сумму позиции, и остаток ушёл в минус

Перебор не блокирует создание акта: кабинет отправит в iiko то, что введено. Поэтому сводку стоит проверять перед созданием — она единственное место, где видно расхождение с суммой УПД.

Строки, в которых на этот ресторан пришёлся ноль, в акт не попадают вовсе.

Создание актов#

Под каждой колонкой есть свои кнопки:

1. «Создать» — создаёт акт приёма услуг в этом ресторане. Это настоящий документ в iiko, черновик: на учёт он ещё не влияет.
2. «Провести» — проводит созданный акт. Обратное действие — «Распровести».
3. «Редактировать» — возвращает колонку в «Готов к выгрузке» и снимает ссылку на созданный документ, чтобы можно было поправить суммы и создать акт заново. Сам документ в iiko при этом не удаляется — удалите его в iiko, если он больше не нужен.

Кнопка «Создать все акты» внизу карточки делает то же самое разом: проходит по всем ресторанам, куда что-то разнесено, и создаёт акт в каждом. Ресторан, на который ничего не разнесено, пропускается; ресторан, где акт уже создан, — тоже. В конце кабинет пишет, сколько актов создано и сколько не удалось.

Перед созданием кабинет сам сохраняет услуги, счета и разнесение — отдельно нажимать «Сохранить» не нужно. Если в строках не хватает услуги или счёта, создание не начнётся и появится сообщение, сколько строк осталось заполнить.

Ещё две вещи, о которых стоит знать:

• контрагент берётся тот, что выбран для конкретного ресторана, — см. контрагент по ресторанам;
• повторное нажатие «Создать» там, где акт уже есть, второй документ не создаст.