Работа с фото-документом

Фото-документ лежит в общем списке документов — там же, где документы ЭДО, в подключении, выбранном для отправителя. Отличить его просто: в карточке есть фотография и строка «Прислано: Telegram · Марина · 21.08 в 14:32».

Фотография рядом с формой#

Фотография показывается прямо в раскрытом документе, слева от полей, чтобы не переключаться между вкладками на каждой строке. Над ней — панель управления:

• ‹ 1 / 3 › — листалка страниц, если документ многостраничный;
• «Свернуть» — убрать фотографию, когда она мешает форме, и вернуть обратно;
• «−» и «+» — масштаб от 50 % до 300 %, чтобы разобрать мелкий почерк;
• «Повернуть» — на 90°, если снимали боком;
• «Открыть полностью» — фотография в отдельной вкладке, во весь экран.

Если сотрудник подписал фотографию, его текст показывается над ней: «Комментарий отправителя: это за банкет».

Заполнение документа#

У фото-документа заполняются те же поля, что и у обычной накладной, но данные вы берёте с фотографии.

• Номер и дата — редактируются прямо в карточке. Если на бумаге номера нет, оставьте поле пустым: в iiko учётный номер накладной присвоится сам.
• Поставщик — выбирается из справочника iiko, см. Поставщик накладной.
• Склад, концепция, отсрочка платежа — как в обычном документе; пустая отсрочка означает, что срок оплаты в iiko не заполняется.
• Строки — «+ Добавить строку», в каждой: товар iiko, количество и сумма. У документа, снятого с рукописной бумаги, отдельного «наименования с бумаги» вводить не нужно — достаточно выбрать товар iiko. Лишняя строка удаляется крестиком.

Под таблицей показывается «Итого». Сверяйте его с суммой на бумаге: расхождение обычно означает пропущенную строку или опечатку в цене — это основная ошибка ручного ввода.

Кнопка «Сопоставить» работает и здесь: она подставляет поставщика, склад, концепцию и отсрочку по памяти о прошлых документах. Подробности — в статье Сопоставление позиций.

Попросить переснять#

Если на фотографии не видно сумму, не хватает страницы или снимок смазан — нажмите «Попросить переснять» над фотографией. В окне можно выбрать готовую причину («не видно итоговую сумму — переснимите нижнюю часть», «не хватает страницы» и другие) или написать свою. Пояснение необязательно: отправитель видит своё же фото и обычно понимает, о чём речь.

Сотруднику придёт сообщение в тот мессенджер, из которого он присылал фото, и две кнопки: «Сейчас переснимаю» и «Не могу переснять».

Новый снимок прикрепится к тому же документу — сколько бы времени ни прошло, хоть на следующий день. Переписка не рассыпается на отдельные документы, и вам не придётся сводить их вручную.

Если бумаги уже нет на руках, сотрудник нажимает «Не могу переснять»: у фотографии в карточке появится пометка «Отправитель не может переснять этот документ», а его следующее фото заведёт новый документ, а не приклеится к этому. Ждать пересъёмку в таком случае бессмысленно — заполняйте по тому, что есть, или закройте документ кнопкой «Скрыть».

Если состав чека ещё не пришёл#

Документ по чеку появляется сразу — с датой, суммой и фотографией. А вот позиции иногда приезжают не сразу: магазин передаёт чек оператору фискальных данных с задержкой, у автономных касс она может доходить до 30 дней.

Пока состава нет, в карточке над фотографией висит блок «Состав чека пока не получен»: там же видно, когда будет следующая попытка. Мы спрашиваем данные сами — сразу, через 15 минут, через час, 6 часов, сутки, затем на 2, 4, 7, 14 и 25-й день. Как только чек появится в базе, позиции подставятся без вашего участия.

Последняя попытка приходится на 25-й день не случайно: на 30-й фотография сжимается по сроку хранения, и приехавший в последний момент состав было бы не с чем сверить.

Ждать необязательно. Кнопка «Не ждать — заполню по фото» прекращает попытки: дальше вы вводите позиции с фотографии руками, как у рукописной накладной. Если передумали, попытки возвращаются кнопкой «Вернуть автополучение».

Выгрузка в iiko#

Дальше всё как у обычного документа: «Выгрузить в iiko» создаёт приходную накладную, затем её можно провести. Статусы те же — Статусы документа.

Чего у фото-документа нет: подписания и печатной формы УПД. Через оператора ЭДО он не проходил, подписывать и распечатывать как УПД нечего — фотография остаётся первоисточником.

Документ, который не относится к закупкам (сотрудник прислал личный чек или перепутал чат), закройте кнопкой «Скрыть» — он уйдёт из работы со статусом «Скрыт».

Сколько хранится фотография#

Фотография хранится 30 дней, дата удаления видна прямо в карточке: «Фото будет удалено 20.09.2026». Данные документа при этом никуда не деваются — удаляется только снимок.

Это важно помнить для рукописных накладных: у них фотография — единственный первоисточник, и после удаления сверить введённое будет не с чем. Бумага остаётся у вас, поэтому обработку таких документов лучше не откладывать.