Чеки и фото документов из мессенджера

Не всё приходит по ЭДО. Кассовый чек из магазина, накладная, выписанная от руки, счёт на бумаге — обычно это стопка бумажек, которую кто-то везёт бухгалтеру, а часть теряется по дороге.

Римира принимает такие документы через мессенджер: сотрудник фотографирует бумагу и отправляет боту, а у бухгалтера в списке документов появляется документ с фотографией рядом. Дальше путь обычный — сопоставление и выгрузка приходной накладной в iiko.

Кто может присылать#

Присылать фото может любой сотрудник — повар, курьер, управляющий. Пользователями кабинета они не становятся: доступа к документам, отчётам и настройкам у них нет, единственная возможность — отправить фотографию в ваш аккаунт.

Чтобы бот принимал фото, сотрудника нужно один раз добавить в кабинете — как это делается, описано в статье Отправители фото.

Незнакомому человеку бот ничего не создаёт: он ответит, что тот не привязан ни к одному аккаунту, и предложит запросить код у бухгалтера.

Что можно прислать#

• Фотографию чека, рукописной накладной, счёта, акта — любого бумажного документа.
• Файл или PDF — если фотографию сжимать нежелательно или документ уже в электронном виде.
• Несколько страниц одного документа: отправьте их одним альбомом или просто одну за другой.

Ограничения: файл до 20 МБ, слишком мелкое фото бот отклонит и попросит переснять ближе.

Что происходит после отправки#

Бот отвечает сразу, в том же чате:

• На чеке виден QR-код — из него считываются дата и сумма, документ сразу заводится с этими данными. Позиции чека вносит бухгалтер в кабинете.
• QR-кода не видно — бот спрашивает, что это, и предлагает три ответа: «Накладная от руки», «Чек — сейчас пересниму», «Чек — введу реквизиты». Отвечать нужно кнопкой: от ответа зависит, ждать ли новое фото или отдавать документ бухгалтеру как есть.
• Такое фото уже присылали — бот скажет об этом и второй документ не заведёт. Один и тот же чек не задвоится, даже если его сфотографировали дважды или прислали два человека.

Когда все страницы отправлены, нажмите «Готово, все страницы». Пока вы этого не сделали, следующая фотография в течение десяти минут считается ещё одной страницей того же документа — это удобно для многостраничной накладной, но мешает, если вы сразу снимаете следующий документ. Если страница прицепилась не туда, есть кнопка «Это другой документ».

Куда попадает документ#

Фото попадает в тот же список документов, где вы работаете с ЭДО — в подключение, выбранное для этого сотрудника. Документ приходит со статусом «Нужна привязка» и пометкой, кто и когда его прислал: «Прислано: Telegram · Марина · 21.08 в 14:32».

Ничего дополнительно включать не нужно: фотография видна прямо в карточке документа, рядом с формой. Что с ней делает бухгалтер — в статье Работа с фото-документом.

Подпись к фотографии#

Текст, отправленный вместе с фото («это за банкет», «платил наличными, поставщик Иванов»), сохраняется и показывается бухгалтеру над фотографией. Часто это единственный контекст, который у него есть, — просите сотрудников подписывать нестандартные покупки.

Чем фото-документ отличается от документа ЭДО#

	Документ из ЭДО	Фото из мессенджера
Откуда	от оператора ЭДО	от сотрудника из мессенджера
Позиции	из УПД	вносит бухгалтер
Подписание и печатная форма УПД	есть	нет — документ через оператора не проходил
Выгрузка в iiko	приходная накладная или акт	приходная накладная

Всё остальное одинаково: те же фильтры и статусы, та же кнопка «Сопоставить», та же выгрузка в iiko.

Как подключить#

Возможность включается по запросу — напишите в поддержку, и мы откроем раздел в вашем аккаунте. Понадобится настроенное подключение ЭДО с указанным сервером iiko: фото попадают в список документов этого подключения, и выгружаются на его сервер.