Как работает анализ РОСВ

Раздел «Анализ РОСВ» разбирает расширенную оборотно-сальдовую ведомость из iiko и показывает, где расходятся учёт и факт: какие позиции ушли в недостачу, где появились излишки, что двигалось без продаж. Всё считается по самому отчёту, никуда за данными сервис не ходит.

Файл нигде не сохраняется: он разбирается на лету, в базу попадают только результаты — см. историю разборов.

Как выгрузить файл из iiko#

1. iiko Office → «Товары и склады» → «Расширенная оборотно-сальдовая ведомость».
2. Выберите склад и период — обычно календарный месяц — и постройте отчёт.
3. Выгрузите в Excel: «Действия» → Excel.
4. Загрузите файл на странице «Анализ РОСВ» и нажмите «Разобрать».

Понимаются .xlsx, .xlsm и .xls. Ничего перед загрузкой править не нужно: ни удалять шапку, ни переименовывать лист.

Чтобы получить динамику к прошлому периоду, добавьте в тот же файл второй лист с отчётом за предыдущий период и назовите его ровно РОСВ_old. Вот здесь название важно — по нему сервис и понимает, что этот лист сравнивать, а не разбирать заново.

Что сервис делает с файлом#

Ищет нужный лист. Сначала берётся лист, в названии которого есть «РОСВ», потом — любой, который удаётся разобрать. Специально называть лист не нужно.

Ищет колонки по названиям в шапке. «Наименование», «Продажи», «Излишки», «Недостача» и остальные находятся по заголовкам, а не по порядковым номерам. Поэтому вставленный столбец или изменившаяся выгрузка iiko не ломают разбор молча.

Отказывается считать, если это не РОСВ. Если колонок «Наименование», «Продажи», «Излишки» и «Недостача» в файле нет, вы увидите сообщение об этом. Цифры «наугад» не показываются никогда — это осознанное решение: неверный отчёт хуже отсутствующего.

Из шапки берутся склад и период — они показаны в результате, чтобы было видно, за что именно отчёт, особенно когда разборов накопилось несколько.

Категории отклонений#

Каждая позиция попадает ровно в одну категорию. Сначала определяется сторона — излишек или недостача. Она берётся по колонке, а не по знаку числа: в разных выгрузках недостача бывает и отрицательной, и положительной.

Затем считается доля отклонения по позиции:

отклонение = |сумма отклонения| / (|продажи| + |возвраты|)

По этой доле позиция и раскладывается по диапазонам:

Категория	Что означает
От 0% до 5%	обычный рабочий разброс
От 5% до 10%	заметное отклонение
От 10% до 50%	крупное отклонение
От 50% до 100%	отклонение сопоставимо с продажами
Свыше 100%	отклонение больше, чем продали

Три категории стоят особняком — в них доля не считается, потому что делить не на что:

Категория	Когда попадает сюда
Появление товара без продаж	продаж за период не было, а излишек есть
Утрата товара без продаж	продаж не было, а недостача есть
Реализованы без себестоимости	количество продано, а сумма продаж нулевая

Эти три категории — аномалии по своей природе: товар не может «прийти» или «уйти» сам по себе, а продажа без себестоимости означает, что у товара не было цены. Поэтому они всегда помечаются как отклонение, сколько бы денег в них ни оказалось.

Нажмите на строку категории — раскроется список позиций с продажами, излишками, недостачами и остатком на конец.

Нормативы и оценки#

У каждой категории есть норматив — допустимая доля от оборота за период. Оборот здесь — сумма продаж и возвратов по всему отчёту.

Категория	Норматив
Отклонения от 0% до 5%	2%
Все остальные диапазоны	0,5%
Три категории «без продаж» и «без себестоимости»	0%

Нормативы зашиты в сервисе и одинаковы для всех — своих значений задать пока нельзя.

Оценка категории считается сравнением её доли с нормативом:

Оценка	Что значит
норма	доля укладывается в норматив
!	норматив превышен
!!!	норматив превышен больше чем вдвое

Для категорий с нулевым нормативом всё проще: есть хоть одна позиция — «!!!», нет ни одной — «норма».

Общая оценка сверху собирается из оценок категорий: каждая «!!!» даёт 3 балла, каждая «!» — 1 балл. От 6 баллов — «Критично», от 2 — «Нужно разбираться», иначе «Норма». Рядом с оценкой идут две-три фразы о том, что видно в этих цифрах: чего больше — излишков или недостач, есть ли товары без продаж.

Динамика к прошлому периоду#

Если в файле есть лист РОСВ_old, появляется таблица сравнения: доля каждой категории сейчас, доля в прошлом периоде, разница и тренд.

Тренд	Что значит
+	доля выросла заметно (больше чем на 5 процентных пунктов)
!	доля подросла
~	доля снизилась
=	без изменений

Сравниваются именно доли, а не суммы: оборот в разные месяцы разный, и рубли сами по себе ни о чём не говорят.

Выгрузка и печать#

Скачать CSV — все позиции разбора со всеми колонками отчёта плюс категория и оценка. Открывается в Excel, разделитель — точка с запятой.

Печать / PDF — печать страницы; перед печатью все свёрнутые блоки раскрываются, поэтому в PDF попадают и позиции, а не только заголовки категорий.

Чего анализ не делает#

Не ходит в iiko. Разбирается только загруженный файл. Ни склад, ни документы, ни техкарты сервис не читает и ничего в iiko не меняет.

Не называет причину. В РОСВ видны итоги за период, а не то, как они получились. Отклонение может быть и воровством, и непроведённым приходом, и неверной техкартой, и пересортицей. Сервис показывает, где смотреть, — вывод остаётся за человеком.

Не заменяет инвентаризацию. Отчёт строится по данным учёта: если инвентаризация не проведена или проведена задним числом, отклонения будут отражать это, а не реальный склад.

Если файл не разобрался#

«Не удалось прочитать отчёт: не нашли колонки…» — загружен не тот отчёт либо файл пересобран вручную и шапка потерялась. Выгрузите РОСВ из iiko заново, ничего в нём не меняя.

Блока «Динамика» нет — второй лист назван иначе. Имя должно быть ровно РОСВ_old, без пробелов и с подчёркиванием.

Цифры выглядят не так, как в iiko — проверьте, что в файле один отчёт, а не несколько складов подряд, и что период в шапке тот, который вы ожидаете.

Не сходится что-то ещё — напишите нам, приложив файл.