Как провести инвентаризацию

Раздел «Инвентаризации (бета)» заменяет ручной перенос цифр с бумаги в iiko. Вы выбираете склад и товары, сотрудники считают с телефонов или на распечатанном бланке, вы проверяете расхождения, и Римира создаёт в iiko черновик документа инвентаризации.

Раздел работает в бета-версии: возможны изменения и шероховатости. Перед проведением документа в iiko проверьте его так же внимательно, как проверяете документ, набранный вручную.

Как это устроено#

1. Создайте инвентаризацию: склад, дата и время учёта, какие позиции считать.
2. Посчитайте: с телефонов по ссылке, на бумажном бланке или вводом в кабинете. Способы можно совмещать.
3. Нажмите «Закончить подсчёт».
4. Нажмите «Сверить с iiko» и при необходимости «Проанализировать».
5. Сомнительные позиции отправьте на пересчёт.
6. Нажмите «Создать в iiko (черновик)» и проведите документ в iiko.

До шестого шага в iiko ничего не появляется.

Создание инвентаризации#

Нажмите «Новая» и укажите сервер iiko, склад, дату и время учёта. Время учёта — момент, на который считается склад, например утро до открытия.

В блоке «Какие позиции считать» есть два варианта:

• Весь склад — позиции с остатком на учётное время и из прошлой инвентаризации этого склада.
• Отобрать товары — по видам, группам, категориям и местам приготовления. Товары можно отметить галочками в дереве, как в iiko, и найти поиском.

При отборе по умолчанию включено условие «Товары этого склада»: остаток не равен нулю, или было движение по складу за 90 дней, или товар был в прошлой инвентаризации склада. Без него в списке окажется вся номенклатура сети. Нажмите «Показать список», чтобы увидеть результат до создания.

Подсчёт с телефона#

На странице инвентаризации есть «Ссылка для участников». Отправьте её сотрудникам: регистрироваться не нужно, достаточно ввести имя. Кнопка «Новая ссылка» отключает прежнюю.

• Каждая запись сразу сохраняется. Без интернета записи копятся на телефоне и уйдут при появлении связи.
• Записи суммируются: одну позицию могут считать несколько человек в разных местах.
• В поле можно писать суммой: 1,5+0,75.

На телефоне видно, сколько посчитано из общего числа позиций, а при работе по зонам — ещё и по каждой зоне.

По умолчанию пересчёт идёт «вслепую». Учётный остаток откроет галочка «Показывать участникам учётный остаток».

Прогресс подсчёта#

Пока идёт подсчёт, руководитель видит ход работы в кабинете, не дёргая сотрудников. Страница инвентаризации обновляется сама, раз в 15 секунд.

• Общий прогресс: шкала «Посчитано N из M» в процентах и отдельно число позиций с нулём.
• «Участники»: кто подключился, сколько позиций посчитал, с какого по какое время работал. Пометка «сейчас считает» стоит у тех, кто вносил записи за последние 10 минут.
• «Активность по 15 минут»: сколько записей внесено в каждый 15-минутный отрезок. По графику видно, когда считали и были ли перерывы.
• Поздние записи: запись, сделанная позже чем через 3 часа после учётного времени, получает пометку «поздняя». Такую цифру стоит перепроверить: товар могли успеть продать или принять.
• Кто и когда: на вкладке «Товары» у каждой позиции видны её записи: кто внёс, когда и откуда (телефон, бланк или кабинет).

Бумажный бланк#

Кнопка «Распечатать бланк» открывает форму для печати на A4 с полями 10 мм и масштабом 100%. На каждом листе есть QR-код, по нему Римира понимает, что это за инвентаризация и какой лист. Галочка «Показывать учётный остаток» добавляет на бланк колонку «По учёту».

Заполняйте колонку «Факт» ручкой. Можно писать суммой: 2,25+1,5+0,75. Написанный «0» значит, что товара нет, а пустая ячейка значит, что позицию не считали.

Фото или скан загружается одним из двух способов:

• на вкладке «Бланки» в кабинете: фото и PDF, можно сразу несколько файлов;
• через Telegram-бот фото-документов: страница определится по QR-коду.

Снимайте лист целиком, ровно и при хорошем свете, чтобы QR-код был виден.

Если вы уже заполнили бланк, напечатанный из iiko, выберите при загрузке «Бланк iiko (без QR)». Тогда строки сопоставляются по коду товара. Коды, которых нет в этой инвентаризации, попадут в отдельный список, и их значения не запишутся.

Проверка распознанного#

Рукописные значения читает нейросеть, поэтому их нужно проверить. На вкладке «Бланки» сомнительные строки стоят первыми, с пометкой «проверить» и вырезкой из фото.

На проверку попадают ячейки, в которых система не уверена, не смогла разобрать значение или не смогла надёжно определить строки на фото. Вы можете исправить значение или подтвердить весь лист кнопкой «Всё верно».

Пока на бланках есть непроверенные ячейки, документ в iiko создать нельзя.

Пометка не гарантирует, что остальные ячейки верны: распознавание может ошибиться и без неё. Просмотрите расхождения перед созданием документа.

Если лист распознался плохо, нажмите «Распознать заново» или сфотографируйте его ещё раз. Новое фото страницы заменяет записи прежнего, в том числе исправления, сделанные по нему.

Сверка и анализ#

«Сверить с iiko» показывает расчётный остаток, факт и разницу по каждой позиции. Если после сверки записи менялись, сверьте ещё раз.

«Проанализировать» добавляет оборот склада и подсказывает, что перепроверить: разницу, большую относительно расхода, вероятные ошибки единиц (граммы вместо килограммов), ноль при свежем приходе, одинаковые цифры у разных участников и непосчитанные дорогие позиции. Цифры считает Римира, блок «Разбор ИИ» только объясняет их.

Пересчёт#

На вкладке «Анализ» отметьте позиции и нажмите «Отправить на пересчёт». Они появятся у сотрудников на телефонах. Прежние записи останутся в истории серым и в итог не пойдут.

Создание документа в iiko#

Кнопка «Создать в iiko (черновик)» создаёт документ инвентаризации на выбранном складе и на дату учёта. Проводите его уже в iiko.

Документ создаётся один раз: Римира не может изменить или удалить его в iiko. Если нужно что-то поправить, делайте это в самой iiko. Поэтому сначала проверьте всё в Римире. Пока документ не создан, кнопка «Вернуть подсчёт» снова откроет ввод.

В документ попадают только посчитанные позиции. Если товара на складе нет, внесите «0»: тогда iiko спишет остаток. Непосчитанная позиция в документ не попадёт.

Зоны хранения#

Зоны — это места внутри склада: бар, холодильник, сухой склад. У каждой зоны свой список товаров в порядке обхода. Один товар может лежать в нескольких зонах, и его количество сложится.

Зоны настраиваются в разделе «Зоны хранения». Если они заданы, бланк печатается по зонам, а сотрудник на телефоне выбирает зону и входит в неё, чтобы коллеги видели, что она занята. Закончив, он может закрыть зону кнопкой «Закрыть зону — остальное нет в наличии»: непосчитанное в ней получит ноль.

Шаблоны и расписание#

Если вы регулярно считаете один и тот же склад, заведите шаблон в разделе «Шаблоны»: склад, отбор позиций и расписание. Инвентаризация будет создаваться сама, запускать её можно и вручную кнопкой «Создать сейчас».

Стоимость#

Раздел доступен в рамках тарифа. Подсчёт с телефона и ввод в кабинете не используют нейросеть. Пока раздел в бета-версии, кредиты за распознавание бланков и разбор ИИ не списываются. О цене после окончания беты мы сообщим заранее.